Thema: ziekteverzuim

Monique Sapthu werkt bij Koninklijke Gazelle NV, waar zij HR business partner is.

Introductie
Koninklijke Gazelle is een echt maakbedrijf. Zo’n 500 medewerkers zijn dagelijks bezig met het maken van fietsen. Ook in Coronatijd zijn de meeste afdelingen, onafgebroken, op de werkplek geweest. Direct nadat de eerste maatregelen vanuit de overheid werden aangekondigd hebben wij onze productielijn gesloten. W hebben onze ‘maaklijn’ aangepast naar het ‘veilige’ werken vanuit het coronaprotocol zodat we weer snel up-and-running waren. Dat heeft er voor gezorgd dat we lang vrij zijn gebleven van besmettingen op de werkvloer.

Toen we afgelopen maart een aantal positieve testen hadden, hebben we direct ons protocol in werking gezet. We zijn dicht gegaan, hebben mensen direct naar huis gestuurd, alles schoongemaakt, gereinigd, en hebben de processen opnieuw bekeken. Een week later waren we weer open. Dat heeft ons uiteindelijk geen windeieren gelegd. En heel belangrijk, mensen moeten het gevoel hebben dat ze veilig kunnen werken.

Het hebben van ondersteuners die ons kunnen bijstaan bij dit soort hulpverlening heeft daar wezenlijk aan bijgedragen. Onze heldere strategie, van iedereen dagelijks testen naar een keer per week testen tot alleen testen bij klachten heeft voor ons heel goed gewerkt. Versoepelen is namelijk makkelijker dan aanscherpen.

Lees het hele interview hieronder:

Hoe ziet Gazelle er in deze dagen uit?
Onze productie staat dagelijks te draaien, op dit moment alleen overdag doordat we last hebben van een haperende aanvoer van onderdelen uit Azië zoals veel andere maakbedrijven. We zijn dagelijks bezig met het maken van fietsen. De afdelingen dicht bij het productieproces zijn onafgebroken, ook in coronatijd, op de werkplek geweest. Een familiebedrijf van oudsher, en echt maakbedrijf, en we zijn ontzettend trots op ons merk en onze fietsen.

En hoeveel mensen werken nu bij jullie?
In dienst hebben wij ongeveer 500 mensen, maar daarnaast hebben we nog heel veel externe mensen, uitzendkrachten met name, die ons in hoogtijdagen helpen met het maken van fietsen. We zijn een bedrijf dat vooral werkt in seizoenen. De laatste tijd is het altijd druk omdat fietsen erg populair is in coronatijd, normaal gesproken is het ’s winters wat rustiger en in de zomer drukker.

Dan gaan we naar de situatieschets. Gazelle ging prima, maar toen kwam corona. Kan jij uitleggen hoe jullie daar doorheen zijn gegaan?
Toen de maatregelen kwamen hebben wij de productie gesloten. Dat was voor ons een hele stap, dat was sinds de oorlog niet meer gebeurd. In een paar dagen tijd hebben wij onze hele productie omgedraaid met schermen tussen de werkplekken en kijken waar we afstand konden bewaren. We hebben alle stappen die we in kader van het coronaprotocol moesten doorlopen gedaan. We hebben ook het weekend doorgewerkt, en de week erop zijn we weer opengegaan. Dat heeft eigenlijk ontzettend goed gewerkt. We stonden natuurlijk even stil maar we hebben het snel op kunnen pakken. Wel met, in eerste instantie, een lagere productie, maar daarna hebben we het weer snel opgeschroefd. We zijn er dan ook, wat corona betreft, redelijk ongeschonden uit gekomen.

“We stonden natuurlijk even stil maar we hebben het snel op kunnen pakken.”

Dat is best een rigoureuze stap geweest, om 3 dagen te sluiten, terwijl de marktvraag heel hoog was.
Ja, dat klopt. We vonden het verstandig om meteen maatregelen te nemen, alles in goede banen te leiden en ook niet af te wachten. We zijn gelukkig een jaar vrij gebleven van enige vorm van besmetting op de werkvloer. Pas afgelopen maart hadden we een aantal positieve testen. Toen hebben we dezelfde maatregelen genomen. Dus mensen direct naar huis gestuurd, alles schoongemaakt, gereinigd, processen opnieuw bekeken en de week erop zijn we weer geopend. Dat zijn rigoureuze maatregelen, maar uiteindelijk heeft ons dat geen windeieren gelegd. We zijn de hele tijd voor de rest open kunnen blijven zonder al te veel problemen. Mensen moeten ook het gevoel hebben dat ze veilig kunnen werken. Vanuit onze expertise is dat een heel belangrijk issue. Het is altijd een kwestie van voortschrijdend inzicht, met alle wetenschap van nu zouden we het misschien anders aangepakt hebben maar het heeft toen goed gewerkt.

Dan is natuurlijk de hamvraag, hoe is je ziekteverzuim ten opzichte van de normale gang van zaken, hoe is dat gelopen voor jullie?
Een jaar geleden zijn we gestart met een traject dat zich richtte op ziekteverzuim in het algemeen. De reden daarvan was dat we een aantal langdurige verzuimcasussen hadden in de operations afdelingen en dat we een stijgende verzuimtrend ontdekte. We hebben toen een casemanager in de arm genomen die enerzijds onze leidinggevenden heeft geholpen om verzuim bespreekbaar te maken met de medewerkers. En anderzijds om kennis en expertise bij te brengen over zaken zoals De Wet Poortwachter, welke verplichtingen heb je etc. Maar met name de ondersteuning van leidinggevende omtrent frequente verzuimgesprekken, aandacht voor de mensen, aandacht voor duurzame inzetbaarheid heeft erg goed gewerkt. Leidinggevende vinden het lastig om moeilijke onderwerpen zoals een beoordeling of verzuim op een warm zakelijk manier ter sprake te brengen. Zij zijn diegene die het moeten doen en het beste weten wat er in bepaalde situaties nodig is. En het heeft ze geholpen om ze meer in de ‘drivers seat’ te zetten.

Zou je dit zonder corona ook gedaan hebben?
Ja, dat zouden we ook gedaan hebben zonder Corona. We hebben eigenlijk altijd een heel laag ziekteverzuim gehad en we zagen het oplopen. Dus die plannen waren er al om dit op te pakken.

Als je teruggaat en de analyse maakt over het afgelopen coronajaar, wat zijn de 3 punten waarvan je denkt dat super goed heeft gewerkt?
Nou ten eerste het helpen op de werkvloer. De ondersteuning bieden aan leidinggevenden over hoe ze verzuimgesprekken moeten voeren op een positieve manier. Dus tijd investeren.

Verder hebben we het model gekozen ‘ziekte overkomt je, maar verzuim is een keuze’. Je kunt er, in de meeste gevallen, altijd voor kiezen of je thuis blijft of je toch komt werken. In veel gevallen hebben onze leidinggevenden geleerd om medewerkers toch uit te nodigen voor vervangende werkzaamheden/ tijdelijk ander werk. Zonder dat ze het gevoel hebben dat ze er niet meer bij hoorden en zo toch de betrokkenheid houden.

En derde punt is dat we hebben gezocht naar een aantal goede ‘providers’. Ofwel ondersteuners die ons kunnen bijstaan bij hulpverlening. Zodat als er mensen uitvallen of dreigen te vallen dat we dat kunnen faciliteren.

En als je één ding anders zou doen?
Dat is een moeilijke vraag. Ik was dan denk ik vanuit de afdeling HR eerder in gesprek gegaan met onze leidinggevenden door ze uit te leggen hoe belangrijk het is om bij uitval in gesprek met de medewerker aan te gaan. Dat had achteraf veel eerder op de agenda moeten staan.

Als je kijkt naar het extra component ‘testen’ en aandacht voor de medewerker, hoe is die flow gegaan?
Bij ons heeft testen heel goed gewerkt. Het heeft in het begin misschien wel wat discussie opgeleverd maar toch niet wat ik verwacht had. Het is goed geweest dat we vanaf het begin strikt hebben ingezet en daarna pas de teugels te laten vieren. Andersom werkt gewoon niet goed. Al met al, van iedereen dagelijks testen naar een keer per week testen tot alleen testen bij klachten heeft voor ons heel goed gewerkt.

Hebben jullie ook, naast een arbodienst en bedrijfsarts, vaste partners waar jullie mee samenwerken?
Omtrent psychische klachten hebben we nog niet veel ervaring met de GGZ. De zaken die doorverwezen moeten worden regelt onze bedrijfsarts. Voor andere hulp hebben we een online coach. Qua fysio hebben we een therapeut op de werkvloer. Medewerkers kunnen een behandeling inboeken. Afhankelijk van de ernst van de behandeling t.o.v. de werkzaamheden bepalen we wie de rekening betaalt, de verzekering, de medewerking of de organisatie. Het hebben van een fysiotherapeut hebben we al jaren en deze is echt verbonden met het bedrijf.

Jullie zijn onderdeel van een groter geheel. Jullie moedermaatschappij heeft ook een HR-beleid, hoe ging dat bij jullie?
Ik schakelde vooral met de Safety, Risk & Insurance Officer van Pon Holdings. Je wil naar medewerkers ook goed communiceren welke keuzes er zijn. Wat moet je doen als…… Dat was vooral in het begin lastig. Samen met hem hebben we geschakeld om helder te communiceren en een lijn te trekken. Je kunt namelijk geen open eindjes laten zitten.

Wat doe je als de maatregelen weer worden aangescherpt?
We moeten daar echt op een goede manier over nadenken. Versoepelen is namelijk makkelijker dan aanscherpen. We moeten dan een afweging gaan maken over hoe we de maatregelen gaan uitvoeren en hoe we die boodschap zouden brengen.

Heb je nog een laatste tip voor HR-professionals?
Je moet de verbinding zoeken. Het is goed om aan te geven dat je het zelf ook lastig vindt maar dat je wel helder bent over je boodschap en welke beslissing is genomen. Daarin moet je dan ook duidelijk zijn dat je geen concessies doen. Ofwel, je moet voor elkaar krijgen dat alle medewerkers weten waar ze aan toe zijn.